Laura strukturiert ihren Tag mit Time Blocking. Egal ob Uni oder Sport – jedes To-do bekommt bei ihr einen festen Zeitslot und wird in den Kalender eingetragen. Bianca Katzer ist auch ein Fan von Zeitmanagement und gibt Tipps, wie man sein System findet.
Wenn Laura in ihren Kalender schaut, dann ist der bunt. Alles, was sie für die Uni machen soll, ist zum Beispiel blau. Aufgaben für ihren Social-Media-Job als Content Creatorin sind grün. Jeder Lebensbereich hat in ihrem Kalender eine andere Farbe.
Laura strukturiert ihren Tag mit Time Blocking. Das ist eine Zeitmanagement-Methode und bedeutet, dass Laura für jede Aufgabe, die an einem Tag ansteht, eine klare Anfangs- und Endzeit vergibt und als Zeitblock in ihren Kalender einträgt.
Struktur und weniger Stress
Seit drei Jahren macht sie das und beobachtet, dass sie durch das Time Blocking weniger gestresst ist. So bringt sie alle ihre To-dos gut unter einen Hut, sagt sie. "Mir gibt es ein gewisses Gefühl von Strukturiertheit und auch Ruhe. Ich weiß, was wann ansteht und gucke einfach nur auf meine Aufgaben."
Mittlerweile weiß sie, wie viel Zeit sie einplanen muss, wenn sie beispielsweise Karteikarten für ihr Studium durchgehen möchte. Als Time Blocking noch neu für sie war, hat sie die Zeit gestoppt, damit sie sieht, wie viel Zeit sie tatsächlich für eine Aufgabe braucht.
"Mir ist aufgefallen, dass die To-do-Listen sehr grob waren und ich einfach an vielen Tagen viel zu lange an meinen Aufgaben saß. Deswegen war Time Blocking dann die perfekte Lösung für mich."
Seit sie ihren Aufgaben einen klaren Zeitrahmen gibt, ist ihr Tag kürzer. Vor dem Time Blocking hat sie dazu geneigt, ein To-do in die Länge zu ziehen und sich in der Aufgabe in gewisser Weise zu verlieren. Jetzt ist ihr Tag quasi in kleine Deadlines eingeteilt. Ihren Abend und auch die Wochenenden plant Laura aber nicht. Da steht nur ein großer Zeitblock in ihrem Kalender: Freizeit.
Time Blocking und Timeboxing
Mentaltrainerin Bianca Katzer geht noch einen Schritt weiter als Laura. Sie arbeitet mit Timeboxing. Der Unterschied zum Time Blocking ist hier, dass die einzelnen Zeitblöcke noch mal in kleinere Slots eingeteilt werden. Wenn Bianca zum Beispiel einen Artikel für ihren Blog schreiben möchte, gibt es den Zeitslot "Blogartikel", den sie dann zum Beispiel aufteilt in: 15 Minuten Recherche, 20 Minuten Schreiben, 10 Minuten Korrektur, 5 Minuten Hochladen. "Der große Vorteil davon ist, dass man sich zeitlich nicht in den Kleinteilen verliert", sagt sie.
Wenn Bianca in einem Zeitblock nicht mit ihrer Aufgabe fertig wird, schaut sie, was danach in ihrem Kalender steht. Ist der Folgetermin weniger wichtig, macht sie mit ihrer vorherigen Aufgabe weiter. Ist das zeitlich nicht möglich, dann beendet sie die Aufgabe, auch wenn sie nicht abgeschlossen ist. Damit setzt die Mentaltrainerin auch Prioritäten, findet sie.
"Wir müssen in der Regel mehr Aufgaben schaffen als uns lieb ist. In dem Moment sind wir fast alle in der Situation, dass etwas hinten runterfällt, würden wir kein System haben."
Das eigene System finden
Bianca kommt mit Timeboxing gut zurecht. Aber sie sagt auch: Diese Vorgaben sollen in erster Linie eine Orientierung sein. Zeitmanagement ist sehr individuell, so die Expertin. Wenn die Zeitblöcke nicht zum Alltag passen, sollte man sein System anpassen. Denn: Zeitmanagement soll den Alltag vereinfachen und nicht komplizierter machen.
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